Catering: come organizzare l’evento perfetto
Organizzare un evento richiede un’attenta pianificazione e il coordinamento di tanti aspetti: dalla scelta dei cibi alla location, dall’allestimento della sala all’accompagnamento musicale, dai fiori ai regali per gli ospiti, e così via.
Più l’evento è grande e formale, più è difficile organizzarlo.
Tanti sono gli aspetti differenti che vanno pensati nei minimi dettagli per creare un evento memorabile, dallo stile perfetto. Per rispondere a esigenze diverse, le migliori aziende di catering oggi propongono un’offerta completa e integrata, che si estende oltre la parte food e arriva fino al coordinamento completo dell’evento.
In questo articolo, vediamo tutto quello che serve per organizzare un evento perfetto.
Indice
Come organizzare un evento con catering
Il catering è l’attività di preparazione di cibi e di fornitura di servizi di ristorazione per eventi in location come hotel, uffici, ville, abitazioni private e qualsiasi altro spazio adibito ad area evento. Viene svolto da aziende qualificate, con chef che preparano cibi di alta qualità per le occasioni più speciali.
Quando si vuole organizzare un evento con servizio catering, il primo dettaglio da definire è il menu. Le proposte devono essere personalizzate a seconda dei gusti, del numero di ospiti, del tipo di evento e anche della stagionalità dei cibi.
Affidarsi ad un servizio di catering è sempre la scelta migliore, perché queste aziende offrono anche consigli sulla selezione dei menu e possono occuparsi della gestione di tutto il servizio, allestendo e disallestendo le aree e gli spazi prima e dopo l’evento.
Quali sono i tipi di catering
Per organizzare un evento perfetto bisogna, per prima cosa, scegliere la tipologia di catering più adatta: ad esempio, un evento aziendale (come una colazione di lavoro o un coffee break) sarà diverso da un evento privato (come un compleanno, un battesimo o addirittura un matrimonio).
In base al contesto e alle esigenze, il catering può essere servito o meno: ad esempio, piccoli eventi come un coffee break possono essere allestiti con un buffet libero, mentre eventi più importanti come una cerimonia o un matrimonio richiederanno camerieri e un servizio al tavolo impeccabile.
Catering Servito o Buffet?
Per organizzare un evento si parte quindi dal definire la tipologia di servizio di catering che si vuole utilizzare durante la festa, in particolare tra “servito” o “non servito“, quest’ultimo tipicamente conosciuto come buffet.
Il buffet è la soluzione adottata in eventi dal carattere più informale oppure di breve durata: gli ospiti si servono da soli, scegliendo tra una selezione di pietanze, stando in piedi oppure (se lo spazio lo prevede) sedendosi dove preferiscono, al tavolo, in giardino, etc…. Esempio tipico è il coffee break aziendale oppure un aperitivo, che potrebbe anche anticipare una cena vera e propria.
Quando il buffet ha un carattere più formale oppure è abbinato ad una cena servita, può essere un buffet servito, ad esempio con camerieri che servono bevande (come spumanti durante un rinfresco o caffè durante un coffee break) oppure offrono agli ospiti alcune portate speciali. Negli eventi più importanti, il buffet con servizio può precedere il servizio al tavolo vero e proprio.
Il servizio al tavolo è la soluzione invece adottata negli eventi più formali, dove le portate sono servite al tavolo da camerieri. Esempi tipici sono la cena di gala o il pranzo di matrimonio, dove è prevista un’assegnazione dei posti ai tavoli: gli ospiti sono seduti e i piatti vengono serviti direttamente secondo il menù. Il catering servito può essere abbinato ad un buffet iniziale o finale, ad esempio un buffet per gli aperitivi e gli antipasti antecedente la cena, oppure un buffet dei dolci.
Un altra forma di servizio nel catering è il cosiddetto servizio a braccio dove cibi e bevande vengono serviti a passaggio dal cameriere. Non c’è un buffet o un tavolo, ma i camerieri girano tra gli ospiti con bevande, stuzzichini e finger food su vassoi.
Tipi di catering
Servito o non servito, in base al tipo di evento, cambierà il prodotto culinario offerto. Un menu per catering può essere: salato, a base di stuzzichini come pizzette, salatini e tramezzini, ideale per un aperitivo o un cocktail; dolce, adatto ad un buffet di compleanno o a un coffee break; oppure composto da piatti gastronomici ovvero antipasti, primi piatti, secondi, contorni e dessert, ideali per un matrimonio o un qualsiasi evento in cui si desidera un menù più completo.
Tipi di evento e catering
| Tipo | Descrizione | Menù consigliati | Orari |
| Coffee Break | Momento di pausa durante un convegno, un meeting o una riunione, solitamente a metà mattinata o metà pomeriggio. Dura dai 15 ai 30 minuti. | Buffet che comprende per caffè, tè, succhi, biscottini e pasticcini. | Metà mattina o metà pomeriggio |
| Rinfresco | Buffet servito in orari che non siano quelli dei pasti principali. Quella del rinfresco è una soluzione molto usata per festeggiare compleanni, ricorrenze speciali, anniversari. | Durante un rinfresco si possono degustare pasticcini, dolci, dessert ma anche pietanze salate. | Tarda mattina o tardo pomeriggio |
| Colazione di lavoro | Pranzo leggero e veloce che interrompe una riunione di lavoro, durante il quale si continua a parlare di lavoro o si fa networking. Detto anche business lunch. | È un pranzo vero e proprio composto però da poche portate. | Pranzo |
| Pranzo | Pranzo classico che segue un evento mattutino, come una celebrazione (ad esempio un matrimonio o una comunione), un compleanno o un pranzo di lavoro più formale. | Il menù può essere composto da diverse portate. | Pranzo |
| Merenda | La merenda è un momento di pausa a metà mattina tra le 10:30 e le 11:30, o a metà pomeriggio tra le 16:00 e le 17:00. | Durante la merenda si può optare per frutta fresca o secca, merendine, crackers e così via. | Metà mattina o metà pomeriggio |
| Aperitivo | L’aperitivo precede la cena ed è pensato per stimolare l’appetito prima della cena vera e propria. | Si compone di bevande alcoliche e analcoliche, e stuzzichini. | Tardo pomeriggio |
| Cocktail | Aperitivo elegante offerto nel tardo pomeriggio (tipo dalle 18 alle 20) o momento pre cena che ha luogo in occasioni particolari, come cerimonie o feste private. | Si compone di bevande, spumanti, stuzzichini e finger food. | Tardo pomeriggio |
| Apericena | L’apericena unisce l’aperitivo alla cena. Vengono offerti una serie di piatti a buffet che vanno a sostituire la cena vera e propria. | Il menu comprende stuzzichini, piatti unici caldi e freddi, primi, secondi, dolci e bevande (alcoliche e analcoliche). | Tardo pomeriggio o serale |
| Cena di Gala | Cena formale ed elegante per festeggiare un accadimento o per omaggiare persone importanti. I partecipanti devono vestirsi in un determinato modo (dresscode). | Il menù è composto da diverse portate. | Serale |
Tipi di eventi e ricorrenze
Per organizzare l’evento in ogni dettaglio la prima cosa da definire è la tipologia di evento, legata al motivo o alla ricorrenza per cui si organizza l’evento stesso. Un evento può essere aziendale o per una ricorrenza particolare, quale anniversario, compleanno, festa di laurea e così via.
Vediamo di seguito le principali ricorrenze e il tipo di evento più adatto.
| Ricorrenza | Descrizione | Tipo di evento |
| Anniversario | L’anniversario è un giorno in cui si celebra la ricorrenza di un avvenimento accaduto nello stesso giorno di anni passati. Ad esempio, l’anniversario di matrimonio. |
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| Battesimo | Il battesimo è una cerimonia intima e familiare. È un giorno di grande festa, in cui si può trascorrere del tempo con i propri cari. |
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| Comunione | La Prima Comunione è una celebrazione che avviene solitamente nella tarda mattinata o nel primo pomeriggio di domenica. |
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| Cresima | La Cresima, come la comunione, è un momento di celebrazione che avviene nella tarda mattinata o nel primo pomeriggio. |
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| Festa Bambini | Il compleanno di un bambino è un’occasione speciale da festeggiare con parenti e amichetti. In genere queste feste durano qualche ora e prevedono il taglio della torta e l’apertura dei regali. |
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| Diciottesimo | Per festeggiare i diciotto anni di solito si organizza una festa in grande, con molti invitati, preferibilmente alla sera. |
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| Festa di Compleanno | Per festeggiare il compleanno ci sono varie possibilità. La scelta dipende principalmente dal festeggiato e dai suoi gusti: si può optare per esempio un aperitivo semplice o una cena. |
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| Festa di Laurea | Festeggiare la laurea spesso si divide in due momenti. Un aperitivo o un rinfresco con coloro che hanno assistito alla discussione e un party serale per festeggiare con tutti gli amici. |
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| Festa di Pensionamento | La festa di pensionamento è un modo per celebrare un momento di passaggio nella vita di una persona. Una festa per ricordare e ripercorrere le tappe di una vita lavorativa e festeggiare al meglio con giochi, cibo e regali. |
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I servizi collegati al catering
La cura dei dettagli e l’alta qualità del cibo sono caratteristiche imprescindibili di un buon servizio catering. La scelta del menù si accompagna alla scelta della location, all’allestimento degli spazi e dei locali, e ad altri servizi come le luci, la musica e così via.
Molti di questi servizi rientrano a far parte dei servizi di catering accessori, che includono tutta la parte logistica ovvero la fornitura di tutta l‘attrezzatura come piatti, cucchiai, coperti e bicchieri, oltre che uno staff composto da personale qualificato.
Allestimento della sala
L’allestimento dell’evento richiede un’assoluta cura per i dettagli e include tutto ciò che riguarda l’aspetto degli ambienti: la estetica, funzionalità e personalizzazione sono 3 concetti chiave perché, a primo impatto, gli invitati si fanno subito un’idea guardando gli addobbi e la disposizione degli elementi nella sala.
Per realizzare un allestimento perfetto bisogna quindi analizzare bene lo stile dell’evento e la tipologia di catering, valutando attentamente la disposizione dei tavoli e delle sedie, l’organizzazione degli spazi e la posizione del buffet.
Nell’allestimento rientrano tutti gli addobbi (fiori, cartellonistica, tendaggi, etc…) e anche le luci: l’intensità dell’illuminazione deve essere regolata in base al momento della giornata in cui si svolge l’evento. Se l’evento è di giorno si sfrutterà il più possibile la luce naturale ma se, per esempio, l’evento è di sera si possono creare effetti e giochi di luce che rendono l’atmosfera unica.
La Mise en Place
Mise en Place è una terminologia francese tipica del linguaggio della ristorazione. Indica il procedimento per apparecchiare in modo corretto la tavola, dai piatti ai tovaglioli, dalle posate ai bicchieri. Il catering può, all’occorrenza, offrire il servizio di mise en place che può essere personalizzato secondo diverse esigenze e variabili.
Elementi della mise en place sono:
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L’apparecchiatura della tavola deve essere in linea con il resto degli addobbi. Gli eventi più formali prevedono sottopiatto, piatto piano e piattino. Eventuali piattini per il pane occupano il posto in alto a sinistra.
Fiori
Quando presenti, i fiori rappresentano un elemento decorativo molto importante che impreziosisce la sala e i tavoli dell’evento. Obbligatoriamente presenti durante le cerimonie e in tutti gli eventi dal tono più elegante, si può scegliere di utilizzare più o meno fiori, di qualsiasi colore e quantità.
Gli addobbi floreali possono essere studiati sia per gli spazi interni che esterni: rendono qualsiasi ambiente più bello, portando una nota fresca e di classe. Ogni fiore ha un significato simbolico che dona un carattere naturale all’evento.
Altri servizi per la riuscita di un evento
Per organizzare un evento perfetto, oltre al cibo e al tipo di servizio di catering che si vuole offrire, bisogna pensare anche ad altri elementi di intrattenimento come ad esempio musica, giochi e bomboniere.
Musica e Intrattenimento
Durante la pianificazione di un evento bisogna considerare la componente musicale e di intrattenimento. I servizi di intrattenimento possono essere diversi; tra i più comuni:
- Musica dal vivo
- DJ set
- Animazione
- Mini club
- Maghi e prestigiatori
La scelta del programma va fatto pensando anche per i più piccoli, se presenti. Per esempio, ad un matrimonio o ad un evento con molti bambini, come un compleanno, il servizio animazione deve prevedere la presenza di persone qualificate per intrattenere i bambini e /o aiutarli durante il pasto.
Bomboniere e Confettate
Durante un grande evento o un matrimonio è d’obbligo allestire l’angolo dei confetti. La confettata è una degustazione di confetti di tutti i gusti, dalla frutta alle creme più particolari, che vengono posizionati su un tavolo (tavolo dei confetti) da cui gli ospiti possono prendere tutti i confetti che vogliono.
Inoltre, si possono confezionare anche delle scatoline o dei sacchettini da regalare agli ospiti come bomboniere per avere un ricordo dell’evento.
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